Ser efectivo a la hora de trabajar con Outlook es lo que determina lo fácil y rápido que es gestionar los correos, así mantenemos un buzón organizado y limpio de cualquier mail no deseado que encontremos en nuestra bandeja.
Agrupando conversaciones
Los grupos de conversaciones son importante para unir los mensajes relacionados en un solo esquema de correos, para activar estas opciones es seguir unos simples pasos, que se describen a continuación.
Vista / Mostrar mensajes en conversaciones.
Activando esta opción podemos tener los mensajes de la conversación agrupados.
Cancelar o sustituir el envío de un correo
Este proceso solo funciona si el destinatario no ha abierto el mensaje, puede tardar entre 30 segundos y 30 minutos dependiendo de la cantidad de destinatarios, siempre el destinatario recibirá una notificación de que el envío ha sido cancelado.
Esto funcionara si ambas cuentas son tipo exchange.
Nos dirigimo a elementos enviados.
Hacemos doble clic para abrir el mensaje enviado, nos dirigimos a <<Archivo >> y seleccionamos <<Recuperar este mensaje>> que se encuentra en <<Volver a enviar o recuperar>>
Se obtiene un cuadro de dialogo donde las dos opciones son:
- – Eliminar las copias no leídas de este mensaje.
- – Eliminar las copias no leídas y reemplazarlas con un nuevo mensaje.
Para este proceso seleccionamos la primera opción simpre marcando <<Informar del éxito de la recuperación para cada destinatario>>.
El mensaje enviado se marcara con un mensaje.
Si todo salio como esperabamos llegara una confirmación, que el mensaje se ha recuperado.
Hyperlink y revisar ortografía
Agregar hipervínculos en la redacción de un correo es bastante común, para realizar estas acciones seguimos estos pasos.
- Selecciona el texto al que deseas agregar un hipervínculo en tu correo electrónico.
- Haz clic en el botón de hipervínculo en el grupo “Enlaces” de la cinta de opciones.
- En el cuadro de diálogo “Insertar hipervínculo”, introduce la dirección URL en el campo “Dirección”.
- Si deseas vincular a una dirección de correo electrónico, selecciona “Correo electrónico” en la barra lateral izquierda y escribe la dirección de correo electrónico.
- Haz clic en Aceptar para insertar el hipervínculo
La revisión de ortografía es lo más importante para redactar correos profesionales, para ello nos dirigimos en la cinta de opciones <<Revisar>> y damos clic en <<Ortografía y grmática >>
Como modo de truco, siempre podemos activar la revisión de ortografía antes de enviar los correos, en <<Archivo>>, seleccionamos Opciones, dentro del apartado <<Correo>> podemos activar <<Comprobar siempre la ortografía antes de enviar>>
Hyperlink y revisar ortografía
Exportar listas de contactos en Outlook
Exportar los contactos resulta muy raro, pero es importante si migramos de cliente de correo en el cual es necesario tener los mismo contactos para ello, realizamos los siguientes pasos.
- – Nos dirigimos a la ficha <<Archivo>> seleccionamos la opción <<Abrir y Exportar>> en el panel debemos seleccionar.
Seleccionando esta opción se abrira el asistente para importar y exportar, ya dentro de este cuadro de dialogo se selecciona <<Exportar a un archivo>> y hacemos clic en siguiente.
Nos da dos opciones el cual podemos seleccionar para trabajar de forma local o valores separados por comas como en .csv
Una vez detro de esta ventana, seleccionamos la opción contactos y siguiente.
Seleccionamos la dirección donde se guardara el archivo, damos un nombre y nos brinda una nueva pantalla.
podemos personalizar los campos, pero para este caso practico lo dejamos por defecto, y tendremos nuestros contactos en un csv.